Cara Menulis Laporan Kegiatan Harian Itu Matters

Selama pergeseran petugas keamanan Anda, petugas bertanggung jawab untuk menangkap sejumlah besar informasi melalui banyak laporan bahwa petugas menulis. Laporan tersebut mencakup laporan harian kegiatan, laporan kejadian, permintaan pemeliharaan, log truk, dan banyak laporan lainnya. Beberapa berpendapat bahwa yang paling penting dari laporan ini adalah laporan kegiatan sehari-hari petugas. Laporan kegiatan sehari-hari adalah yang paling umum dari semua contoh laporan kegiatan laporan penjaga keamanan karena salah diselesaikan oleh setiap petugas, setiap shift. Karena petugas keamanan bertindak sebagai mata dan telinga dari pelanggan, sangat penting bahwa petugas Anda menyediakan pelanggan Anda dengan informasi yang relevan dan berharga. Dengan demikian, adalah penting bahwa setiap petugas keamanan yang tahu bagaimana menulis laporan kegiatan sehari-hari. Berikut adalah beberapa tips yang dapat digunakan petugas untuk menyediakan pelanggan Anda dengan laporan aktivitas sehari-hari yang berkualitas.

how-to-write-a-keamanan-jaga sehari-aktivitas-laporan

Tips Cara Menulis Laporan Kegiatan Harian Itu Matters

Apakah organisasi Anda menggunakan software laporan kegiatan sehari-hari seperti yang disediakan oleh OfficerReports.com , atau Anda masih menggunakan laporan tulisan tangan, Anda harus menemukan tips ini bermanfaat.

Tips # 1: Branding penting

 

Setiap melaporkan bahwa organisasi Anda memberikan kepada pelanggan harus dicap dengan nama perusahaan Anda dan logo. Dengan melakukan hal ini Anda akan membantu pelanggan Anda mengasosiasikan organisasi Anda dengan produk berkualitas tinggi.   Membangun merek Anda  membantu membangun nilai yang luar biasa untuk organisasi Anda.

Tip # 2: Pastikan laporan yang waktu dicap

 

Ketika petugas Anda mengirimkan laporan setiap laporan harus waktu dicap dan berisi lokasi yang laporan berkaitan dengan serta petugas yang menyampaikan laporan tersebut. Langkah ini sangat penting dalam mempertahankan nilai pembuktian laporan jika digunakan di pengadilan.

Tip # 3: Sertakan pergeseran catatan awal

 

Pada awal pergeseran petugas ada banyak detail yang petugas harus merekam. Tiga (3) rincian yang paling penting adalah: 1)  Pergeseran bahwa petugas bekerja; 2)  Setiap instruksi khusus yang petugas menerima dari klien, atau atasan (petunjuk ini juga harus ditambahkan ke Lulus On Log); dan 3)  Inventarisasi item yang petugas menerima dan kondisi barang-barang.

Tips # 4: Membuat informasi mudah untuk menemukan

 

Ketika petugas Anda menulis laporan kegiatan sehari-hari mereka harus membuatnya mudah bagi pembaca untuk cepat menemukan informasi yang mereka cari. Jika Anda menggunakan pelaporan digital, memastikan bahwa petugas menentukan tugas-tugas yang mereka lakukan.Misalnya, jika mereka melakukan “Escort Karyawan” kegiatan yang harus berbeda dan terpisah dari kegiatan mereka yang lain. Dengan menyiapkan DAR dengan cara ini lebih mudah untuk mengukur aktivitas petugas di seluruh shift. Jika Anda menggunakan laporan tulisan tangan, berpikir tentang memiliki petugas menggunakan stabilo untuk menyorot kegiatan mereka.Misalnya, insiden mungkin merah sementara masalah pemeliharaan mungkin biru.

Tip # 5: Tampilkan aktivitas yang konsisten

 

Setiap pengamatan bahwa merek petugas harus disertai dengan waktu yang petugas yang melakukan pengamatan itu. Jika Anda menggunakan perangkat lunak laporan kegiatan sehari-hari, waktu cap ini akan membantu menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa petugas Anda aktif seluruh pergeseran mereka. Selain itu, jika DAR ternyata memiliki makna hukum yang akurat merinci kegiatan akan menjadi penting.

Tip # 6: Jadilah deskriptif

 

Selama pergeseran ada sejumlah hal yang petugas dapat menambahkan laporan aktivitas mereka sehari-hari. Petugas harus menyediakan Siapa, Apa, Kapan, dan Dimana untuk pengamatan bahwa mereka membuat. Perlu diingat bahwa frase ” Terbuat putaran semua aman” tidak dapat diterima dan menunjukkan kurangnya upaya pada bagian dari petugas keamanan. Bahkan pada pergeseran lancar laporan petugas dapat mencakup hal-hal seperti:

  • Berapa lama waktu untuk menyelesaikan sebuah patroli
  • Orang yang petugas melihat atau berbicara dengan
  • Apa petugas telah diamati melihat keluar dari jendela
  • Hal-hal yang petugas mendengar

Tip # 7: Kiss The (Keep It Simple Stupid) Prinsip

 

Seperti banyak hal, Prinsip kiss juga berlaku dalam menulis laporan kegiatan sehari-hari.Kecuali petugas telah memenangkan Hadiah Pulitzer, petugas harus menahan diri dari mencoba untuk memamerkan kosa kata mereka. pengamatan seorang perwira harus singkat, deskriptif, dan faktual.

Selain itu, kecuali petugas tahu sesuatu sebagai fakta mereka harus selalu menahan diri dari menyatakan pendapat mereka atau membuat spekulasi. Laporan tersebut harus berisi apa-apa tapi fakta.

Tip # 8: Gunakan bahasa yang umum

 

Kecuali diperintahkan lain, petugas keamanan harus menahan diri dari menggunakan 10 kode, singkatan asing, atau terminologi yang akan membuat laporan sulit untuk dipahami oleh pembaca sipil. Lihat # 7 …

Tip # 9: Sertakan gambar

 

Gambar bernilai seribu kata. Jika petugas Anda menggunakan software pelaporan pastikan bahwa mereka termasuk foto dan gambar yang berlaku. Petugas juga harus referensi gambar dalam laporan. Gambar harus menyertakan cap serta indikasi yang mengambil gambar.

Tip # 10: Menindaklanjuti

 

Selain informasi yang langsung diserahkan oleh petugas, informasi yang datang ke petugas atau pelanggan setelah laporan disampaikan harus akurat waktu dicap dan login. Jika Anda menggunakan laporan kertas mempertimbangkan menggunakan bagian belakang laporan Anda untuk informasi ini.

Apakah organisasi Anda telah menerapkan pelaporan digital atau masih menggunakan laporan tulisan tangan, jika petugas Anda memahami bagaimana menulis kegiatan harian melaporkan laporan Anda akan menjadi profesional. Pada titik tertentu laporan petugas Anda dapat direferensikan oleh pelanggan Anda, pengacara, atau penegak hukum jadi pastikan mereka adalah wakil dari kualitas organisasi Anda.